1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO – Il Titolare del trattamento è CondoPay S.r.l., con sede legale in Via di Donna Olimpia 166, 00152 Roma (RM), P.IVA e C.F. 18335591006, REA RM-1778897, PEC: amministrazione@pec.condopay.it, email: privacy@condopay.it, in persona dell’Amministratore Unico Davide Ferrari. CondoPay provvederà alla nomina del Data Protection Officer (DPO) prima dell’avvio operativo della piattaforma.

2. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO – I dati personali sono trattati per le seguenti finalità: (A) Gestione fase precontrattuale: valutazione manifestazione di interesse, organizzazione incontri, predisposizione offerta commerciale (base giuridica: art. 6.1.b GDPR – esecuzione misure precontrattuali); (B) Sviluppo e validazione piattaforma: raccolta feedback operativi, testing funzionalità, calibrazione modello business (base giuridica: art. 6.1.b GDPR); (C) Analisi di mercato: elaborazione stime aggregate su volumi potenziali (base giuridica: art. 6.1.f GDPR – legittimo interesse). Le seguenti finalità richiedono consenso specifico e facoltativo (art. 6.1.a GDPR): (D) Marketing e comunicazioni commerciali: invio newsletter, aggiornamenti, inviti eventi; (E) Profilazione: analisi caratteristiche portafoglio per personalizzazione offerta; (F) Utilizzo dati per fundraising: menzione aggregata e anonimizzata nei materiali per investitori. Il rifiuto del consenso per le finalità D, E, F non pregiudica l’adesione alla piattaforma.

3. CATEGORIE DI DATI TRATTATI – Dati personali comuni: anagrafici (nome, cognome, codice fiscale, data nascita), contatti (email, telefono, PEC, indirizzo studio), professionali (iscrizione albo ANACI/ANAMMI/UNAI, P.IVA, qualifica), economici aggregati (numero condomìni, volume flussi annui, percentuale morosità media in forma anonimizzata). CondoPay NON tratta categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali (art. 10 GDPR).

4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO – I dati sono trattati con strumenti elettronici e cartacei, con logiche correlate alle finalità indicate, mediante misure di sicurezza organizzative, tecniche e fisiche idonee (cifratura dati in transito e a riposo, accesso autenticato e profilato, backup periodici, formazione personale, audit conformità). Principi applicati: liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione conservazione, integrità, riservatezza.

5. DESTINATARI DEI DATI – I dati possono essere comunicati a: (A) Partner tecnologici: fornitori servizi cloud (hosting, database), provider sicurezza informatica; (B) Consulenti professionali: commercialisti, legali, consulenti finanziari coinvolti nello sviluppo progetto; (C) Istituti finanziari partner: banche e società fintech per erogazione servizio anticipo pagamenti (es. Fabrick S.p.A./Banca Sella); (D) Autorità pubbliche: Agenzia Entrate, Guardia di Finanza, autorità giudiziarie (su richiesta formale), Banca d’Italia, CONSOB, UIF (antiriciclaggio); (E) Investitori e advisor: solo dati aggregati e anonimizzati durante fundraising. In nessun caso verranno comunicati nominativi o dati identificativi senza consenso esplicito.

6. TRASFERIMENTO DATI EXTRA-UE – Allo stato attuale CondoPay NON trasferisce dati verso Paesi terzi extra-UE. Qualora necessario, il trasferimento avverrà esclusivamente verso Paesi riconosciuti adeguati dalla Commissione Europea o mediante garanzie appropriate (Standard Contractual Clauses). L’interessato sarà informato preventivamente.

7. PERIODO DI CONSERVAZIONE – Dati Lettera Intenti: 24 mesi dalla firma; dati precontrattuali: fino conclusione trattative o 12 mesi; dati marketing (se consenso): fino revoca o 24 mesi ultima interazione; dati contabili/fiscali post-contratto: 10 anni (obbligo legge art. 2220 c.c.); dati contenziosi: fino definizione controversia + termini prescrizione. Al termine del periodo i dati saranno cancellati o anonimizzati irreversibilmente.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO – L’interessato ha diritto di ottenere: (A) Accesso (art. 15 GDPR): conferma trattamento in corso e copia dati; (B) Rettifica (art. 16): correzione dati inesatti o integrazione incompleti; (C) Cancellazione/oblio (art. 17): cancellazione dati salvo motivi legittimi cogenti; (D) Limitazione (art. 18): limitazione trattamento in caso contestazione esattezza, illiceità, o in attesa verifica motivi legittimi; (E) Portabilità (art. 20): ricezione dati in formato strutturato e leggibile; (F) Opposizione (art. 21): opposizione per motivi legittimi o marketing diretto; (G) Revoca consenso (art. 7.3): in qualsiasi momento per finalità secondarie; (H) Reclamo (art. 77): presso Garante Protezione Dati Personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, tel. 06.696771, email: garante@gpdp.it, PEC: protocollo@pec.gpdp.it, web: www.garanteprivacy.it.

9. MODALITÀ ESERCIZIO DIRITTI – Per esercitare i diritti contattare: email privacy@condopay.it, PEC amministrazione@pec.condopay.it, o raccomandata A/R a CondoPay S.r.l., Via di Donna Olimpia 166, 00152 Roma. La richiesta deve contenere: nome, cognome, contatti, descrizione diritto, copia documento identità valido. Tempi risposta: 30 giorni dalla ricezione, estendibili 60 giorni se particolare complessità (con comunicazione motivata).

10. CONFERIMENTO DATI – Il conferimento dati personali richiesti nella Lettera Intenti (anagrafici, contatti, professionali) è necessario per gestione fase precontrattuale. Il rifiuto comporta impossibilità di: procedere valutazione interesse, predisporre offerta personalizzata, garantire accesso prioritario in fase lancio. Il conferimento consenso per finalità secondarie (marketing, profilazione, fundraising) è facoltativo e il rifiuto NON pregiudica: sottoscrizione Lettera Intenti, accesso piattaforma, stipula contratto definitivo.

11. PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO – CondoPay NON adotta processi decisionali basati unicamente su trattamenti automatizzati (profilazione) che producano effetti giuridici o incidano significativamente. Qualora introdotti sistemi credit scoring automatizzato in fase operativa, l’interessato sarà preventivamente informato e avrà diritto di: ottenere intervento umano, esprimere opinione, contestare decisione.

12. MODIFICHE – La presente informativa può essere modificata per adeguamento normativo o evoluzione servizi. Versione aggiornata sempre disponibile su www.condopay.it/privacy. Versione: 1.0 – Data aggiornamento: gennaio 2025.

13. ACCETTAZIONE E CONSENSI

CONSENSO OBBLIGATORIO (necessario per Lettera Intenti):

☐ Dichiaro di aver letto l’informativa e prendo atto che il trattamento dati per finalità precontrattuali (gestione LOI, sviluppo piattaforma, analisi mercato) è necessario ex art. 6.1.b GDPR.

CONSENSI FACOLTATIVI (barrare se si acconsente):

☐ ACCONSENTO al trattamento dati per finalità marketing e comunicazioni commerciali (newsletter, aggiornamenti, eventi) ex art. 6.1.a GDPR

☐ ACCONSENTO al trattamento dati per finalità profilazione (personalizzazione offerta commerciale) ex art. 6.1.a GDPR  

☐ ACCONSENTO utilizzo aggregato e anonimizzato dati Lettera Intenti per finalità fundraising (presentazioni investitori, business plan) senza dati identificativi personali

Luogo e Data: ________________     

Firma leggibile: _________________________

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